documatic.jpg (8919 bytes) Archiviazione elettronica dei documenti Documatic

Documatic acquisisce, archivia, classifica, ricerca e stampa documenti di ogni genere. E' in italiano, semplice da installare, di immediato utilizzo, completo, potente e flessibile. 


Acquisizione dei documenti

Documatic acquisisce i documenti in tutti i modi possibili:

  • Scanner o macchina fotografica digitale compatibile TWAIN

  • Caricamento da disco o altro supporto di immagini già esistenti

  • Avvio di programmi esterni

  • Trascinamento con il mouse le immagini nella finestra di acquisizione (Drag & Drop)

Documatic  registra i documenti nei seguenti formati: TIFF non compresso, TIFF packbits, TIFF LZW, TIFF CCITT3, TIFF GROUP IV, JPEG, GIF, PCX, BMP. Inoltre, riconoscendo ben 27 formati grafici, può archiviare anche documenti già esistenti sotto forma di file grafico.


Classificazione dei documenti

Documatic archivia i documenti con gli stessi metodi del lavoro di ogni giorno. I documenti, composti di una o più pagine, sono memorizzati negli archivi e identificati in modo univoco da un certo numero di campi chiave. E' possibile gestire un numero illimitato di archivi e, in ognuno di essi, é possibile creare un numero infinito di destinazioni per il documento. Le destinazioni sono aree virtuali verso le quali sono inviati i documenti acquisiti. Le destinazioni hanno una struttura ad albero che può essere estesa fino a dieci livelli. É possibile definire un gruppo di destinazioni per ogni archivio di Documatic.

Un esempio di destinazioni a tre livelli é il seguente:

Documatic associa ai documenti ed alle pagine schede dati totalmente ridefinibili, oltre a quelle fornite già pronte per essere utilizzate. All'interno delle schede dati è possibile inserire:

  • Testi di lunghezza fissa o illimitata, numeri, date, ore e dati di tipo logico (Si/No, Vero/Falso)

  • Campi associati a tabella autoaggiornante o esterna per l'inserimento rapido delle informazioni

  • Campi progressivi sia automatici che non automatici

  • Campi con valore predefinito

  • Campi obbligatori, a sola lettura o protetti da password

Per ciascun archivio si può definire un criterio diverso di classificazione dei documenti. Ad esempio per un archivio fatture si può definire una serie di campi come Ragione sociale, Numero fattura, Data fattura, Imponibile, Imposta, ... per un archivio protocollo si può definire un'altra serie di campi come Mittente/Destinatario, Oggetto, Data ricezione/invio, Numero protocollo, ... per un archivio cartelle cliniche si può definire ancora una serie differente come Nominativo, Data ingresso, Medico curante, Diagnosi, ...

 

Gruppi di campi possono essere associati alle pagine del documento. Ad esempio per un archivio rassegna stampa si può definire una serie di campi come Nome giornale, Titolo articolo, Argomento articolo, Pagina giornale e Sintesi articolo.

 


 

Ricerca dei documenti

 

Ricerca per chiave singola

Con questo sistema si può trovare un documento utilizzando una delle chiavi con cui è stato classificato. Ad esempio, in un "archivio fatture" si potrebbe trovare una fattura utilizzando il campo Numero fattura, oppure il campo Ragione sociale.

 

Ricerca per chiave multipla

Con questo sistema si può trovare un documento utilizzando anche tutte le chiavi con cui è stato classificato. Ad esempio in un ipotetico "archivio fatture" si potrebbe trovare una fattura utilizzando il campo Ragione sociale e il campo Numero fattura.

 

Ricerca mediante interrogazione SQL

Un documento o un gruppo di documenti possono essere trovati impostando una serie di criteri, anche contemporaneamente, su tutti i campi che li classificano. Ad esempio, in un "archivio protocollo" si potrebbero trovare tutte quelle lettere inviate ad una determinata persona o ad un gruppo di persone e tra un intervallo di date, mentre in un "archivio fatture" si potrebbero trovare tutte quelle fatture emesse per un certo cliente e/o con un importo maggiore di una certa cifra. La ricerca può applicarsi sia ai dati associati al documento che a quelli associati alle pagine. Tutte le interrogazioni possono essere registrate e riutilizzate in qualsiasi momento.

 

Ricerca sulla lista

Per utilizzare questo metodo di ricerca, si scorre l'elenco dei documenti scorrere sia orizzontalmente sia verticalmente fino a trovare il documento desiderato che può essere immediatamente visualizzato o stampato.

 


 

Consultazione dei documenti

Documatic permette di consultare ed utilizzare le pagine di un documento memorizzato in un archivio in modo naturale ed intuitivo.

Le pagine del documento elettronico si sfogliano esattamente come quelle di un documento fisico. Si può passare da una pagina alla seguente o alla precedente, saltare alla prima pagina del documento o all'ultima, passare direttamente a una certa pagina. L'ordine delle pagine può essere variato in ogni momento.

Per rendere più agevole la visualizzazione delle singole pagine, Documatic mette a disposizione diverse funzioni per ingrandire, ridurre, ruotare o mostrare in negativo il contenuto della pagina.

É inoltre possibile adattare la pagina alla finestra sia orizzontalmente che in entrambe le direzioni, visualizzare la pagina a tutto schermo o secondo un fattore di zoom.

Durante la consultazione é possibile aggiungere, inserire o sostituire una pagina acquisendola con i vari metodi offerti da Documatic.

 


 

Stampa dei documenti

Oltre che visualizzate, le pagine possono essere anche stampate con una qualsiasi stampante collegata al sistema, ottenendo una copia conforme all'originale, come se si stesse usando una fotocopiatrice.

E' possibile, per esempio:

  • Stampare una o più copie di uno o più documenti o dei soli documenti marcati.

  • Stampare la pagina corrente o tutte le pagine o le sole pagine marcate o quelle che rientrano in un certo intervallo.

  • Stampare prima le pagine pari e poi quelle dispari per ottenere un documento fronte-retro.

  • Stampare le pagine del documento adattandole al formato della stampante. Questa caratteristica è utile, per esempio, per stampare su fogli in formato A4 dei documenti acquisiti in formato A3.

  • Stampare la scheda dei dati associati al documento.

  • Stampare il riepilogo dei dati associati alle pagine. Questo riepilogo, utilizzabile per stampare, ad esempio, l'indice delle pagine, é ampiamente personalizzabile potendone controllare il titolo, l'ordinamento e il raggruppamento dei campi, i campi da stampare, il separatore dei campi, il testo che precede il numero pagina, il testo per l'intestazione e il piè di pagina con i relativi allineamenti, la stampa o meno di una cornice.

  • Stampare sulla pagina, ad una posizione e con un tipo di carattere personalizzato, tutta una serie di informazioni quali la propria ragione sociale, la destinazione del documento, il numero di pagina, il totale pagine, la data di stampa, i dati associati alla pagina e la nota pagina.

  • Adattare la stampa ad un formato a scelta. Questa caratteristica é utile, per esempio, per stampare documenti acquisti in formato A3 su fogli in formato A4.


Esportazione ed importazione documenti

La procedura di esportazione estrae parte di un archivio Documatic ceando un nuovo archivio o producendo un CD-ROM autonomo, cioè dotato di un proprio software per la visualizzazione dei documenti.

I dati sono riversati su un percorso di transito (disco fisso locale o in rete) che sarà poi utilizzato per trasferire i dati sul supporto definitivo (CD-ROM). E' possibile copiare i dati direttamente su un disco ottico riscrivibile.

Una comoda autocomposizione guida l'utente attraverso tutte le fasi dell'esportazione dei documenti e dei dati ad essi associati.

 

Le pagine dei documenti possono essere anche esportate come file grafici, per essere riutilizzate da altri programmi di grafica o di elaborazione testi.

 

La procedura di importazione carica i dati e le immagini, o solamente i dati, da archivi DOCUMATIC esterni in una destinazione temporanea o ricreando la destinazione di origine.

 


 

Il lavoro in rete

 

Documatic  é soprattutto possibilità di lavorare in rete con sicurezza grazie ad una serie di strumenti quali password riservate, possibilità di impostare uno o più supervisori, assegnazione di diritti di accesso differenti per ogni utente.

Ad un utilizzatore può essere, per esempio, permessa la sola consultazione dei documenti o impedito l'accesso ad uno o più classificatori.

I diritti assegnabili ad un utente sono i seguenti:

  • Acquisizione documenti

  • Consultazione tabella documenti

  • Modifica destinazioni documento

  • Modifica dati documento e pagina

  • Eliminazione documenti e pagine

  • Modifica tabella ricerche avanzate

  • Accesso definizione struttura dati

  • Stampa documenti

  • Stampa liste

  • Esportazione dati ed immagini

  • Importazione dati ed immagini

  • Invio documenti per posta elettronica

  • Ricezione documenti per posta elettronica

  • OCR documenti

  • Modifica opzioni generali

  • Modifica opzioni acquisizione

  • Modifica opzioni stampa

  • Modifica opzioni posta elettronica

  • Modifica opzioni OCR

  • Accesso dati immagini e modifica immagini

Tramite la gestione degli archivi in rete, é possibile organizzare il flusso logico dei documenti in modo che le stazioni di acquisizione possano digitalizzare i documenti e che gli utenti possano, anche contemporaneamente, consultarli e stamparli.

Nella figura seguente é mostrato un esempio di configurazione di rete

 

 

É anche possibile inviare i documenti per posta elettronica sia in fase di acquisizione che in fase di consultazione.

 

La procedura permette l'invio per posta elettronica dell'intero documento o di alcune sue pagine sotto forma di immagini. È possibile mantenere il formato immagine originale oppure convertire le immagini in un formato a scelta e, opzionalmente, inviare le pagine del documento compresse in un unico file che potrà essere letto dal destinatario durante la fase di acquisizione dei documenti.

 


 

Moduli aggiuntivi

 

Documatic ACTIVE DOCUMENTS
Permette di tenere sotto controllo tutto l'iter di gestione del documento:

  • Creazione in base a modelli prodotti da qualsiasi applicazione Windows

  • Salvataggio in una cartella definita da utente tenendo conto dell'anno, del numero di protocollo e del tipo di documento

  • Stampa, revisione del documento, invio per posta elettronica e generazione di immagini in sostituzione del documento originario.

Documatic CARTELLE CLINICHE
Gestisce l'acquisizione e l'inserimento dei dati standard da cartelle cliniche. Permette di esportare i dati inseriti secondo tracciati record standard o definiti dall'utente.

 

Documatic IMPORTER New
Permette di importare in DOCUMATIC dati e immagini creati da altri applicativi.

 

Documatic MAIL
Archivia automaticamente in DOCUMATIC la posta elettronica e gli allegati collegandosi direttamente ad un server di posta.

 

Documatic OCR
Archivia automaticamente oltre alle immagini dei documenti anche il testo in essi contenuto.

 

Documatic PRINT & SAVE
Archivia sotto forma di file grafico documenti creati con una qualsiasi applicazione Windows semplicemente stampandoli. Completo di driver per stampante virtuale.

 

Documatic SCAN
Acquisisce i documenti da scanner e distribuisce le immagini attraverso una rete locale o per posta elettronica. Permette di stampare direttamente i documenti o di archiviarli in DOCUMATIC.

 

Documatic SEARCH & VIEW New
Si integra perfettamente con un gestionale esistente aggiungendo diverse funzionalità di ricerca sui documenti archiviati da DOCUMATIC. E' possibile lanciare questa applicazione da un software già esistente o dal prompt dei comandi con una serie di semplici parametri.

 

Documatic WEB New
Consultate i documenti archiviati da DOCUMATIC con un semplice browser Internet.


Alcune videate:


Finestra di acquisizione

 

Finestra di ricerca documenti